Szukaj

Rytm w pracy zdalnej - czyli jak pracować efektywnie?

Aktualizacja: maj 13

Jak powiedział legendarny wynalazca Thomas Edison :


"Geniusz to 1 % inspiracji i 99% ciężkiej pracy".


Aby móc wcielić wspaniałe pomysły w życie, musimy działać, eksperymentować, ponosić porażki, wprowadzać zmiany i nieustannie się uczyć.


Wielu z nas ma marzenia o realizacji spektakularnych rzeczy typu:

- wspaniała powieść, olśniewający projekt, nowatorskie oprogramowanie, rewolucyjna firma przynosząca nie tylko zyski, ale również np. ratująca ziemski ekosystem - takie osiągnięcia wymagają czasu, przemyśleń, umiejętności, odwagi i wytrwałości.


Nowy tryb pracy, jaki stał się ostatnio bardzo popularny, głównie za sprawą koronawirusa , czyli praca zdalna, to w zasadzie nowy sposób na życie.


Jeszcze jakiś czas temu, pracując dla firmy, która buduje platformy szkoleniowe dla korporacji, zastanawiałam się dlaczego wciąż nikt się nie zdecyduje na opcję zdalnego nauczania w bardzo szerokim pojęciu. Przecież to jest dużo tańsze i technicznie możliwe lub prawie możliwe.


Po głębszym zastanowieniu, doszłam jednak do wniosku, że brakuje jednej kluczowej sprawy - a dokładnie systemu takiej pracy. Nie chodzi tutaj o programy czy urządzenia, a o ludzi. To właśnie ludzie zawsze stanowią najsłabsze ogniwo i tutaj jest podobnie.


To, co zostało wypracowane przez stulecia, czyli nawyki związane z codziennymi czynnościami są kluczowym elementem jakiego brakuje w kwestii innego rodzaju nauki czy pracy.


Można zatem powiedzieć, że dopiero zaczynamy się uczyć tych nowych nawyków albo nawet zaczynamy je tworzyć i z nimi eksperymentować , bo nikt jeszcze tak naprawdę tego nie opracował.


W zasadzie, każdy z nas potrzebuje swojej metody. Indywidualna percepcja i warunki w jakich się skupiamy i wchłaniamy wiedzę są tutaj decydujące.


Od czego zatem zaczynać ? Jak zwykle - od prostego planu dnia, który powoli wytworzy dla nas zestaw nawyków. Jednak zanim się do tego zabierzemy warto oprzeć się o kilka poniższych wskazówek, które wypracowałam przez ostatnich kilka lat i wiem, że są kluczowe :


STWORZENIE PODSTAW DLA WYDAJNEGO PLANU DNIA POPRZEZ:


- WYELIMINOWANIE ROZPRASZACZY :


Żadna z mega ważnych rzeczy do zrobienia nie jest na co dzień nie wyda ci się bardziej pilna od pięciu maili, które właśnie wpadły do skrzynki mailowej i usłyszałeś powiadomienie, więc się nimi zaczynasz zajmować niemalże natychmiast.


I tutaj jest "pies pogrzebany" - poziom rozpraszania jaki mamy na co dzień jest niesamowicie olbrzymi i pierwszą rzeczą jaką trzeba zrobić jest odcięcie się od powiadomień.


Mamy dziwny nawyk natychmiastowego reagowania na powiadomienia z telefonu czy komputera i bezsensownego czytanie maili z ofertami, czy odpowiadanie na to, co wyskakuje komunikatorów, trwoniąc na to niewyobrażalnie dużą ilość czasu.


Wystarczy na jeden dzień się od tego oderwać, by bardzo szybko się przekonać jak wiele czasu na to tracimy. Przy okazji może się okazać , że mamy problem z uzależnieniem od tego :)


- ROZPOZNANIE RYTMU SWOJEGO POZIOMU ENERGII :


Tutaj warto się skupić na tym, by poobserwować samego siebie i stwierdzić w jakich porach dnia mamy największą aktywność. Jest to bardzo różne u wielu osób i w przypadku pracy w trybie zdalnym istnieje możliwość , aby ten aspekt wsiąść pod uwagę.


Niektóre pory dnia bardziej nam sprzyjają w aktywności umysłowej a inne w aktywności fizycznej. Nasz umysł jest aktywny, tak naprawdę tylko w określonym czasie i warto go wyłapać i wykorzystać na najtrudniejsze zdania wymagające kreatywnej pracy.


Szkoda ten czas marnować na sprawy administracyjne lub inne mniej ważne sprawy, które możemy wykonać na mniejszych obrotach umysłu.


- WYKORZYSTANIE BODŹCÓW , KTÓRE NAS WPROWADZAJĄ W TRYB PRACY :


Warto jest stosować te same narzędzia i to samo otoczenie, nawet tą samą muzykę do pracy. Stephen King mówił o tym następująco:


"Są pewne rzeczy, które robię, zasiadając do pisania. Mam pod ręka szklankę wody lub kubek z herbatą. Zawsze siadam do pracy o tej samej porze, pomiędzy 8.00-8.30 każdego ranka. Biorę witaminy, puszczam swoją muzykę, siadam na tym samym krześle i tak samo układam papiery na biurku. Wspólnym celem robienia tych samych rzeczy jest powiedzenie mojemu umysłowi : Wkrótce zaczniesz marzyć."


Fragm. Lisa Rogak Haunted Heart; The Life and Times of Stephen King, New York 2009


- ZARZĄDZANIE LISTĄ DO ZROBIENIA :


Kluczem dobrego planowania jest to, by nie brać na siebie zbyt wiele, ja ewidentnie mam z tym największy problem i nadal z tym walczę, dlatego tym bardziej przed tym przestrzegam. Lista rzeczy do zrobienia powinna się zmieścić na kartce samoprzylepnej 7,5x7,5 - jeśli zadań jest więcej, to i tak lista byłaby niewykonalna.


Oczywiste, że w przypadku zbyt długiej listy mamy dodatkowy efekt uboczny w postaci ogromnej frustracji, która nie pozwoli nam dalej działać.


Warto zakodować sobie, że większość spraw może poczekać do jutra i należy im na to pozwolić.


- DOTRZYMYWANIE ZOBOWIĄZAŃ :


Trzeba się nauczyć zapisywać wszystkie zobowiązania, zarówno w stosunku do siebie jak i do innych, tak by o nich nie zapomnieć. Polecam systemy notowania np. Bullet Journal lub podobnych metod, które porządkują dane nie tylko w notesie , ale również w naszych głowach.


Warto również stosować metody odręczne - siadając i pisząc coś ręką, szybciej to zapamiętujemy i jednocześnie odpoczywamy od ekranów i tekstu drukowanego, którego wszędzie jest cała masa.


- WYKORZYSTANIE POTĘGI SYSTEMATYCZNOŚCI :


Wszyscy mamy tendencje do przeceniania tego, co możemy zrobić w krótkim czasie np. jednego dnia. Z kolei notorycznie nie doceniamy tego, co jesteśmy w stanie osiągnąć w dłuższej perspektywie o ile będziemy pracować wytrwale i systematycznie.


Niektórzy pracują codziennie nie wykluczając świąt i weekendów, ponieważ poznali wielką moc , która sprawia że łatwo jest nam zaczynać pracę, nasze pomysły zachowują swoją świeżość, nasz umysł jest giętki i w ciągłym treningu, jesteśmy wolni od presji i wykonujemy swoje zadania z lekkością.


Systematyczność bardzo sprzyja kreatywności i utrzymuje stały i bezpieczny poziom produktywności, co również pomaga w przypadku osób z tendencją do pracoholizmu. Mózg jest jak silnik na optymalnych obrotach.


Owszem można sięgać po metody pracy oparte na krótkich okresach bardzo wytężonej pracy w celu osiągnięcia danego celu czy zakończenia projektu, jednak jest ryzyko mocnego odbicia w postaci zmęczenia i wypalenia, no chyba że mamy potem sporo czasu na regeneracje.


- WPISANIE REGENERACJI W PLAN DNIA :


Większość z nas traktuje swoja wydajność jako nieograniczoną, ponieważ przez większość życia nie mamy z nią problemów.


W dobie rozwoju technologii cyfrowej a tym samym większą złożonością świata, wymagania i informacje docierają do nas o wiele szybciej i o wiele trudniej jest je zignorować.


Natomiast nasz organizm bez względu na to o dzieje się dookoła, zawsze domaga się równowagi pomiędzy wydatkowaniem a odnawianiem energii.


Praca naszego organizmu opiera się o sinusoidy wysokich i niskich częstotliwości elektrycznych, nasze serca biją w ziemnym rytmie, nasze płuca rozszerzają się i kurczą, wszystko w różnym tempie w zależności od potrzeb.


Zatem, praca w systemie linowym z pominięciem etapu uzupełniania energii lub z ograniczeniem do minimum, skraca nasze możliwości bardzo skutecznie.


Czyli jednym słowem im więcej pracujemy, tym mniej pracujemy - de facto :)


Dobra wiadomość jest taka , że możemy zarządzać naszymi zasobami energetycznymi i w pełni je kontrolować by w odpowiednim momencie się uzupełniały.


Jeśli uda nam się zdobyć tę umiejętność to wówczas możemy być spokojni o to, że będziemy pracować równiej, lepiej i w bardziej przewidywalny sposób.


Istnieją dwa fakty naukowe, które mogą w tym pomóc.


Po pierwsze sen jest ważniejszy od jedzenia. Wbrew temu co mówiły nasze mamy - że posiłek to najważniejszy element dnia , a wyspać się można kiedy indziej.


Niedobór jedzenia nie wywołuje takich skutków jak niedobór snu, który blokuje wiele procesów w organizmie a my kompletnie nie rejestrujemy tego, że jak na słabej baterii w telefonie nie działa nam połowa aplikacji.


Drugim istotnym odkryciem jest to, że nasze ciało funkcjonuje zgodnie z rytmem ultra-dobowym - czyli 90 minutowymi odcinkami czasu, w których nasz organizm aktywizuje, a następnie osłabia poszczególne funkcje umysłowe - to coś jak odświeżanie RAM-u w komputerach.


Nic tak naprawdę nie jest w stanie działać na najwyższych obrotach cały czas.


Możemy oczywiście próbować wydłużyć ten czas większej aktywności umysłu kawą i słodyczami lub hormonami stresu, jednak zawsze tym sposobem zaburzamy naturalną potrzebę odpoczynku, za co trzeba będzie prędzej czy później zapłacić.


Jednym słowem można zacytować Lene Horne:


"To nie ciężar łamie ci grzbiet , ale sposób w jaki go niesiesz"


- ZNAJDOWANIE CZASU NA SAMOTNOŚĆ :


Jest to moment na bycie samemu ze sobą, czyli oddawaniu się swoim ulubionym prostym zajęciom, które nie wymagają żadnych przygotowań ani specjalnych miejsc.


Czasami wystarczy przez chwilę popatrzeć w niebo albo spokojnie poleżeć, żeby rozproszyć natłok myśli i usłyszeć swój oddech. Do tego dochodzi świadomość tego, iż jest to działanie potrzebne, a nawet element pracy.


Z pewnością nie są to żadne rewolucyjne odkrycia i każdy zdaje sobie z nich sprawę, ale dla mnie i mojej pracy te elementy stały się kluczowe i wiem, że można na nich zbudować wszystko to co się wymarzy, czego i Wam życzę :)


Pozdrawiam,

Małgosia z Milimetriks